Ritināt uz leju
Dokumentu vadības sistēma – mīti un patiesība administratīvo procesu digitalizācijā
Šobrīd daudz dzirdam par procesu digitalizāciju un automatizāciju, uzņēmumi ievieš robotizētus risinājumus ražošanā, bet bieži administratīvie procesi paliek novārtā, jo tie parasti tiek uzskatīti par mazāk prioritāriem.
Tā notiek līdz pat brīdim, kamēr šie administratīvie procesi sāk kļūt par slogu. Piemēram, informācijas uzglabāšana servera mapēs un koplietošanas vietnēs, MS Excel reģistri un informācijas apmaiņa e-pastos, līdz kādā brīdi tabulu sāk kļūt par daudz, vairs nevar atrast vajadzīgo informāciju, nevar izsekot līdz nosūtītajiem e-pastiem un pārraudzīt procesus, gadās, ka dokumenti šajā procesā noklīst vai nav laikus apstrādāti. Liels laiks tiek patērēts informācijas apstrādei un dokumentu un atbildīgo meklēšanai. Ja esat saskārušies ar šādām problēmām, tad arī jūsu uzņēmumam laiks apdomāt par administratīvo procesu digitalizāciju un dokumentu vadības sistēmas (DVS) ieviešanu.
Diemžēl, vēl joprojām savā praksē, iepazīstinot klientus ar dokumentu vadības sistēmu Namejs, sanāk sastapties ar dažādiem mītiem un aizspriedumiem, kas saistīti ar DVS. Šeit minēšu biežāk dzirdētos no tiem:
Dokumentu vadības sistēmas ir dārgas, tās var atļauties tikai lielie uzņēmumi
Parasti sistēmu izmaksas atšķiras atkarībā no lietotāju skaita – pie lielāka lietotāju skaita maksāsiet vairāk, bet nelielam uzņēmumam tās būs simboliskas izmaksas. Lai gan finanses ir būtisks arguments, jāraugās, lai tas nav noteicošais, citādi var sanākt, ka “skopais maksā divreiz” – vispirms izvēloties ekonomisku risinājumu, pēc tam izraugoties ilgtermiņa risinājumu. Bez tam, pašreiz ir ļoti piemērots laiks, jo iespējams piedalīties dažādos Eiropas atbalsta projektos digitalizācijas procesiem, sākot pat no 100% atbalsta mazajiem uzņēmumiem.
Vajadzīga sava infrastruktūra un administrators
Līdz ar mākoņpakalpojumu pieejamību vairs nav nepieciešams uzturēt savu infrastruktūru, vairums pakalpojumu sniedzēju piedāvā iespēju uzturēt risinājumu sevis pārvaldītā infrastruktūrā, nodrošinot gan pilnvērtīgas drošības prasības, gan tehnisko pārvaldību.
Dokumentu vadības sistēmas ieviešana ilga un sarežģīta
Ilgstoša ieviešana var būt gadījumā, ja jūsu dokumentu process ir unikāls un tieši tādu to nepieciešams arī automatizēt. Visbiežāk šie procesi ir diezgan līdzīgi un ieviešanā var izmantot esošas iestrādes. Tad šī ieviešana notiek soli pa solim, pielāgojot un papildinot procesus.
Latvijas tirgū ir pieejami daudzi dokumentu vadības risinājumi un svarīgi atrast savām vajadzībām piemērotāko. DVS šobrīd vairs nav tikai dokumentu reģistri, tagad tās nodrošina daudz plašāku iespēju klāstu, piemēram, dažādu biznesa lietu pārvaldību – tiesvedības lietas, kvalitātes vadības, iepirkumu un sanāksmju procesu pārvaldību.
Kādi kritēriji nosaka sistēmas izvēli un par ko būtu jāpārliecinās pie sistēmas izvēles:
- Ja esat Latvijas uzņēmums, tad risinājumā nepieciešama integrācija ar eParakstu, e-adresi;
- Ja jums jānodod dokumenti Latvijas Nacionālajā arhīvā, tad jāpārliecinās, vai izvēlētais DVS risinājums to nodrošina;
- Ja esat uzņēmumu grupa, tad jābūt drošiem, ka risinājums nodrošina pilnvērtīgu gan katra uzņēmuma dokumentu pārvaldību (tostarp e-adresi), gan visu uzņēmumu informācijas apmaiņu un kopdarbu;
- Ja izmantojat citus IT risinājumus (piemēram, sistēmas pamatdarbības procesu automatizācijai vai finanšu sistēmas), kuriem nepieciešama informācijas apmaiņa ar DVS, tad jāpārbauda, vai izvēlētais risinājums ir atvērts integrācijai, piemēram, tiek piedāvāti informācijas apmaiņas servisi. Pretējā gadījumā katrā sistēmā dati būs jāievada atsevišķi, palielinot darba apjomu;
- Nekas nav tik drošs kā tas, ka jūsu procesi mainīsies, vai tās būs veidlapas vai uzdevumu plūsmas vai lietotāju tiesības, izmaiņas noteikti būs, tādēļ jāpārliecinās, ka pēc DVS ieviešanas jūs paši varēsiet šīs izmaiņas veikt, lai nebūtu slēpto izmaksu, kad par katru nepieciešamo izmaiņu jums jāvēršas pie sistēmas uzturētājiem un jāmaksā papildus;
- Būtiska ir arī uzņēmuma ieviešanas pieredze – vai šis risinājums jau ir aprobēts pie klientiem dažādās nozarēs, vai ir pietiekams esošo klientu portfelis un šis risinājums nepazudīs no DVS tirgus.
Ja esat secinājuši, ka Jūsu uzņēmums ir gatavs dokumentu aprites procesu digitalizācijai, risinājuma izvēlei jāpieiet rūpīgi, lai tas ir pārdomāts un ilgtermiņa risinājums. Pirms sākat izskatīt dažādus risinājumus, lietderīgi pārdomāt, kādi procesi ir šobrīd un kā jūs saredzētu tos nākotnē, kādas problēmas tiktu atrisinātas.
Vita Viese
AS “RIX Technologies” komercdirektore
30 gadu pieredze darbā ar dokumentu vadības sistēmas risinājumiem dažādās lomās: kā risinājuma programmētāja, sistēmu izvēles un iepirkumu procesā no klienta puses, zinātniski pētnieciskajā procesā, ieviešanas un lietotāju atbalsta procesā, DVS Namejs produkta attīstības, pārdošanas un mārketinga procesā.
Strādājusi Valsts kancelejas IT departamentā, Valsts ieņēmumu dienesta IT departamentā, IBM, kopš 2002.gada strādā AS “RIX Technologies”.
Citi raksti
-
Accelerating Latvia’s AI & Digital Strategy — A Collaborative Workshop
Latvia’s digital future is shaped by its most engaged minds — and you are invited to join them. We are pleased to invite decision-makers, technology leaders, domain experts, and researchers to an exc
-
Aicina uz IT tīklošanās pasākumu Ogrē
21. maijā plkst. 18.00 (ierašanās no 17.40) paplašinātās realitātes izklaides telpā “Cita telpa” (Grīvas prospekts 4b, Ogre) notiks “IT Waffle Meetup #44 – Ogre”, kas aicina IT jomas profesionāļus, st
-
Aicina uz IT tīklošanās pasākumu Tukumā
22. maijā plkst. 18.00 (ierašanās no 17:40) Tukuma Digitālajā Inovāciju centrā (Jāņa iela 5, Tukums) norisināsies tīklošanās un zināšanu apmaiņas pasākums "IT Waffle Meetup #45 – Tukums".
Sazinies ar mums
Mūsu atrašanās vieta
Skolas iela 11, Rīga, LV-1010, Latvija. (klātienes konsultācijas tikai pēc iepriekšējas vienošanās)Telefona numurs
+371 26 180 773E-pasts
itcluster@itbaltic.com
