Dokumentu vadības sistēma

Mākonī bāzēts risinājums Microsoft 365 platformas ietvaros. Nodrošina visu uzņēmuma lietvedības pamatdokumentu centralizētu, strukturētu un automatizētu pārvaldi - saņemtie dokumenti, nosūtītie dokumenti, pilnvaras, rīkojumi, līgumi, lēmumu (valdes, dalībnieka), kā arī saistošā informācija, kā partneri un piesaistes. Risinājums ļauj uzņēmumiem pāriet no kompleksām dokumentu mapju struktūrām un saistošām Excel tipa tabulām (dokumentu informācijas uzturēšanai) uz vienotiem, strukturētiem reģistriem, kas uztur gan dokumentus, gan to saistošo informāciju vienuviet. - Risinājums atbalsta visus dokumentu formātus. Microsoft Office dokumentu formātus iespējams pa tiešo rediģēt sistēmā bez lejupielādēm, vienlaicīgi darbojoties dokumentā vairākiem lietotājiem un bez nepieciešamības tos sūtīt e-pastā. - Iestatiet uzņēmām izmantotās dokumentu formas un pat automātisku to aizpildi. - Dokumentu izmaiņas un versijas saglabājas automātiski, bez nepieciešamības dokumentu dublēšanai, manuālai versionēšanai. - Plašas piekļuves tiesību uzstādīšanas iespējas ļauj detalizēti pārvaldīt lietotāju piekļuvi un centralizēt to caur vienotu punktu, administratora paneli, balstoties uz lietotāju grupām, piemēram, amatiem. - Automatizēta dokumentu nomenklatūra, dokumentu derīguma un statusa kontrole, paziņojumi. - Automatizētas dokumentu saskaņošanas un elektroniskās parakstīšanas plūsmas, kur lietotāja iesaiste nepieciešama tikai vienreiz, nosūtot dokumentu. Sistēma pilnībā automatizēti saskaņo un ievāc parakstus no visiem iesaistītajiem, un atgriež parakstītu dokumentu atpakaļ sistēmā. Dokumentu iespējams elektroniski parakstīt gan iekšējiem uzņēmuma darbiniekiem, gan ārējām pusēm (klienti, piegādātāji), izmantojot visas pieejamās autentifikācijas metodes visā Baltijā un ārpus tās. Latvijā - Smart ID un eParaksts karte un mobilā versija.

-

Pilnībā mākonī bāzēts risinājums uzņēmuma esošās Microsoft 365 platfromas ietvaros. Tiek izmantotas Microsoft 365 platformas aplikācijās, kā SharePoint Online un Power Automate.

Tiek izmantots modernais SharePoint jeb SharePoint Online, kuram iespējams piekļūt gan caur pārlūku, gan mobilajās iekārtās pieejamām Microsoft bezmaksas aplikācijām.

-Pilna savietojamība ar pārējiem Microsoft 365 produktiem un risinājumiem. - 100% Microsoft Office atbalsts un iespēja darboties ar dokumentiem pa tiešo sistēmā, vienlaicīgi vairākiem lietotājiem. - Risinājumu iespējams plaši pielāgot uzņēmuma specifikai. - Pilnībā automatizēta dokumentu saskaņošana un elektronsikā parakstīšana gan Smart-ID, gan eParaksts servisiem, piedāvājot iespēju parakstīt dokumentus arī ar ārējām pusēm.

- Lietotājiem nepieciešamas tikai jau esošās Microsoft 365 licences, vismaz Microsoft 365 Business Basic. - Nepieciešams atsevišķs tehniskais lietotājs risinājuma uzstādīšanai un darbības nodrošināšanai. - Atsevišķa licencēšana elektroniskajiem parakstiem, atkarībā no izmantoto parakstu skaita mēnesī.

Risinājuma ieviešanai nepieciešama Microsoft 365 vide. Risinājuma ieviešanas soļi: 1. Standarta risinājuma uzstādīšana 2. Standarta risinājuma testēšana 3. Risinājuma pielāgošana 4. Lietošanas apmācības

- Uzstādīšanas vadība un konsultācijas - Video materiāli risinājuma lietošanai

Pakalpojuma sniedzējas nodrošina risinājuma lietošanas atbalstu un uzturēšanu, balstoties uz atsevišķiem pieprasījumiem, darbu uzdevumiem no uzņēmuma puses.